GESTÃO DE TEMPO PODE MAXIMIZAR A SUA VIDA

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A gestão de tempo é um dos meus grandes segredos como profissional. Durante minhas consultorias, sempre ouço os profissionais de marketing ou empresários com quem tenho contato me questionarem quais ferramentas de gestão eu uso.

Por isso resolvi escrever este texto, pois aqui falarei sobre a metodologia que impus a mim ao longo dos últimos anos, e quais ferramentas de gestão me ajudam no dia a dia.

Também quero ajudar a todos vocês que se sentem assim (e sei que muitos de vocês), vendo o tempo passar e as tarefas se acumulando sem uma perspectiva de fim. Mas antes quero voltar alguns anos da minha vida, lá para meados de 2009.

Neste período eu enfrentava uma fase de vida pessoal e profissional muito complicada e costumava ter dias em que olhava para trás e tinha tarefas e mais tarefas para resolver e eu não dava conta. Me sentia culpado por não conseguir resolver as tarefas além de estar sempre muito ocupado para tudo.

Nesta época eu comecei a estudar sobre como fazer uma boa gestão de tempo e achei boas referências do mercado como O Poder do Hábito – Charles Duhigg (2012), Tríade do Tempo – Christian Barbosa (2008) e o meu preferido Rápido e devagar, de Daniel Kahneman (2011).

Graças a essa minha necessidade de resolver a questão “tempo e vida” eu consegui grandes melhorias e espero que este texto possa te ajudar com algumas dicas que precisam ser feitas urgentemente.

Meu tempo está cada vez mais curto

A gente começa a identificar que o nosso tempo está curto, quando a nossa vida profissional ocupa mais tempo do que a nossa vida pessoal. Ou então quando começamos a dizer para as outras pessoas que estamos sempre numa correria só.

Muitas vezes, não percebemos quanto tempo temos em um dia. Supondo que você durma por 8 horas e trabalhe por 8 horas, você ainda terá muito tempo depois disso.

Então, vamos falar sobre maximização do tempo ao invés de falarmos sobre gerenciamento de tempo, que são coisas bem diferentes.

Procrastinação no dia a dia

A desculpa é sua melhor amiga e sempre vem a boca, quando o assunto é “vai lá e resolve”. Você sabia que isso tem um nome, né? Procrastinação, ou simplesmente o adiamento, a demora, o atraso em realizar determinada atividade.

Pensando desta maneira, você nunca irá conseguir implementar a sua gestão de tempo, portanto dicas como sair das redes sociais ou ainda parar de dar desculpas como “fico esperando a inspiração chegar”não te levarão a lugar algum.

O que é gestão de tempo?

Gestão de tempo é o processo de organização e planejamento de como dividir seu tempo entre atividades específicas. O bom gerenciamento de tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente, e não mais difícil, para que você faça mais em menos tempo, mesmo quando o tempo está apertado e as pressões altas. Não administrar seu tempo prejudica sua eficácia e causa estresse.

Comece planejando cada atividade

Aqui já irei deixar a primeira dica que é planejar. Então eu sugiro que você tenha sempre um tempo antes da abertura da sua semana produtiva para imaginar como você gostaria de ver a sua semana terminar. Faça o planejamento de trás para frente, isso mesmo.

Pense na sexta (se ela for o último dia da semana produtiva) e entenda o que você gostaria de fazer nesta data para encerra-la bem.

Eu, por exemplo, deixo minhas sextas com folgas a tarde para sair da agência e visitar parceiros ou clientes com o intuito de criar relacionamentos.

Enfim, não importa qual será a sua escolha, desde que ela te traga prazer e que esteja relacionada a sua profissão.

Em seguida, selecione as tarefas que são as mais importantes, e distribua elas ao longo desta mesma semana. Lembre-se de colocar nesta distribuição momentos de produtividade pessoal, para que você possa se centrar nas suas tarefas sem ser interrompido.

E por fim, deixe espaços em branco na sua semana para que você possa marcar reuniões de última hora, isso é importante. Afinal planejamento é só um norte de como você pretende fazer as coisas acontecerem, mas elas não dependem só de você.

Ps. O primeiro passo significa 80% do seu trabalho, portanto se você chegou até aqui, parabéns.

Qual ferramenta devo utilizar para isso?

A principio eu sugiro uma bem básica e gratuita, como o Google Agenda. Para usa-la, basta ter uma conta de gmail.

Uma vez que você começou o seu uso, com o tempo podemos listar as tarefas que planejamos nos seus dias e convidar outras pessoas para compartilhar seus compromissos, como por exemplo uma secretária ou um profissional, colega de trabalho.

Mas lembre-se que o Google Agenda é uma ferramenta e sem o planejamento ele não irá funcionar bem, como tudo na área digital.

Já tenho o planejamento e a ferramenta, e agora?

Fácil, vamos criar categorias para ajudar a você entender melhor quais serão os bloqueios que você fará na sua agenda, além de organizar melhor seus esforços para delegar tarefas antes ou depois destes momentos registrados na sua agenda.

Eu sugiro, baseado na minha rotina estes temas:

  • Tarefas críticas
  • Dias de reunião com clientes
  • Dias de reunião com a equipe da agência
  • Dias de Estratégia
  • Dias de produção pessoal ou relacionamentos

Por exemplo, domingos são meus dias livres com a família.

Segundas são meus “dias de tarefas críticas”.

Nas terças eu reservo um bate papo para os clientes e a equipe da agência, já nas quartas-feiras faço o acompanhamento de métricas para o desenvolvimento de nossas estratégias.

Nas quintas-feiras eu deixo o dia livre para eu poder analisar pontos de relevância e alinhar conceitos aplicados em relação aos nossos serviços e nas sextas-feiras eu deixo de lado a rotina e me foco em cuidar dos relacionamentos com os clientes, já que passo a maior parte da semana trabalhando com o time na produção.

Lembre-se: não queremos gerenciar cada segundo de cada dia. É importante incorporar a realidade à minha agenda e reconhecer que nem tudo será feito até sexta-feira. Sábado é outro dia livre.

Estes são apenas temas gerais. Não precisamos ser rígidos com isso o que não significa que nunca tenha uma reunião em um dia de “tarefa crítica”. Além disso, lembre-se que não usamos a agenda como algemas, mas sim como guias.

É certo que a sua agenda ficará diferente. Mas o objetivo da gestão de tempo é pensar nos aspectos críticos do seu trabalho e o que você faz e decidir dividi-los.

Comece bloqueando a sua agenda com os aspectos pessoais

A primeira coisa que bloqueio é o meu tempo livre, porque é importante este tempo para mim. Imagino que você tem prioridades em sua vida, e vou arriscar mais um palpite de que o trabalho que você faz não é o topo absoluto dessa lista. Espero que não seja (risos)!

Neste momento, pense na família, amigos, fé, ou algo que você priorize muito e te faça bem.

gestão de tempo

Bloquear horários de início e parada

Para saber o que deve ser feito, em uma boa gestão de tempo, eu preciso de um tempo rápido antes e depois de começar as minhas tarefas.

Algo como 30 minutos antes de começar o dia, para fazer um check list e me dar concentração para o que vou assumir em seguida e 30 minutos ao final do dia para eu revisar e ver que tudo foi feito ou não.

Sendo assim, nunca me permito chegar na agência e já começar uma tarefa do nada, mesmo sabendo que isso ainda acontece, mas com uma freqüência muito menor do que nos anos anteriores, o qual venho me aperfeiçoando.

gestão de tempo

Bloqueie reuniões e compromissos recorrentes

Bem, assim como eu, você deve ter algumas reunIões e tarefas recorrentes durante a semana, correto?

Se você segue um planejamento estratégico, as rotinas fazem parte do seu dia a dia, e por isso elas se tornam suas melhores aliadas no processo de maximização do seu tempo, mas lembre-se de agenda-las com aviso aos outros participantes, afinal você não faz uma reunião só.

gestão do tempo

Deixe espaços na sua agenda

Não sei se vocês observaram, mas eu deixo buracos propositais na minha agenda. Isso mesmo, faço isso para ter espaços para encaixar reuniões emergenciais ou ainda coisas que precisam ser feitas e que eu fui avisado de última hora.

Mas vale lembrar que como eu já expliquei aqui, estas sugestões devem ser todas moldadas a rotina de cada um, e isso não significa estar algemado a elas. É mais um norte para você maximizar o seu tempo. Sem uma boa gestão de tempo, nada ficará fácil para você.

gestão de tempo

Encontrar o caminho certo para maximizar seu tempo (em vez de gerenciar seu tempo ) exigirá, é claro, um pouco de experimentação. Mas com cada ajuste, você terá maior intencionalidade e maximizará a maior parte do seu tempo. Em essência, você terá mais controle sobre sua vida, para que sua vida não o controle. Dessa forma, você não olhará mais para trás e se perguntará para onde foi aquela semana da sua vida.

Se você é um profissional de marketing ou um empreendedor, e precisa de uma ajuda com seus esforços de marketing digital, talvez você queira conhecer as ferramentas, táticas e modelos de gestão de tempo que te tornarão mais produtivos. Pergunte a nós como usamos a nossa gestão de tempo através do Whatsapp!

Sobre o autor

Ubirajara Carratu
Ubirajara Carratu

Fundador da Carratu Digital, especialista em Inbound Marketing, com um pé em SEO e outro em Google Ads. Tudo o que for desafiador, se torna mais apaixonante.

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