REUNIÃO ONLINE, COMO REALIZAR UMA COM SUCESSO!

Prepare-se pois neste texto darei dicas de como fazer uma reunião online de sucesso em apenas 4 minutos de leitura!

Seja nas grandes metrópoles ou em pequenas cidades, uma das principais características que vem tomando conta dos profissionais modernos é a velocidade para resolver as coisas de forma mais objetiva e simples.

No mundo todo, empresas estão criando como opção de expediente o trabalho em casa. Ou Home Office, como é mais conhecido. Uma experiência que nós começamos recentemente a trabalhar aqui na Carratu Digital.

Por isso, os colaboradores, fornecedores, e em especial, os clientes, precisam encontrar alternativas de manter suas relações de trabalho mais próximas, e as reuniões online vem se tornando uma opção muito utilizada para manter o alinhamento da equipe.

Mas para que isso aconteça, é importante que haja uma preparação. Tanto de equipamento, como da escolha de ambiente para a ligação, garantindo que os resultados levantados após a realização da reunião online sejam infinitamente melhores.

Por isso eu resolvi compartilhar com vocês como criamos as nossas reuniões, para que se um dia você for realizar a sua, possa ter êxito não apenas com a tecnologia aplicada, mas também com a condução e sucesso da reunião.

SELECIONE UM CANAL DIGITAL

Toda reunião online precisa de uma ferramenta para ser realizada e nós utilizamos com frequência o Appear.in (o bacana é que esta ferramenta é grátis e você pode personalizar a URL com o nome da sua sala!)

Mas na verdade a escolha do canal digital deve ser pautada na tecnologia que todos têm maior acessibilidade no seu ambiente de trabalho.

Resolvi fazer uma pequena lista de canais que quando o assunto é reunião online, eu sugiro usar:

• Skype
• Hangout
• Appear In
• Go to Meeting

AGENDE A SUA REUNIÃO ONLINE

Este tópico pode parecer algo extremamente óbvio, mas como todos nós temos uma rotina muito corrida, então vale lembrar que uma reunião deve ser marcada e compartilhada por meio de uma agenda digital.

Aqui na Carratu Digital, usamos o Google Calendário. Um recurso muito acessível e gratuito para quem tem uma conta de Gmail ou usa o Gsuíte do Google. No Google Calendário você recebe a confirmação que as partes que irão participar da reunião online aceitaram o seu convite e que momentos antes serão lembradas pela ferramenta.

FAÇA UMA PAUTA

Criar uma pauta é obrigatoriamente um passo a ser dado para que haja uma compreensão do assunto a ser trabalhado por todos os envolvidos.

Lembre-se: Com a pauta elaborada e uma breve explicação de cada tópico, todos envolvidos poderão se organizar de forma a contribuir com informações bem estruturadas.

Uma dica bem legal neste momento é que você poderá sugerir o tempo previsto na discussão de cada um dos tópicos para se tronar mais prático e objetivo.

SELECIONE UM LOCAL FÍSICO

Quem trabalha remotamente ou como chamamos, home office, está em um universo de conforto e possíveis distrações. Por isso você precisa achar um espaço que te ajude a focar na reunião, preparando tópicos como:

• Local que disponha de tomada para seu notebook, tablete ou celular;
• Ambiente de pouca circulação de pessoas ou até de animais;
• Fones de ouvido são sempre muito importante para melhorar a experiência;
• Esteja o mais próximo possível do roteador da internet e teste a conexão antes.

PROCURE SER BEM CLARO

Normalmente reuniões online são difíceis para quem não está acostumado. Para algumas pessoas, é muito fácil não conseguir se concentrar sem ver a outra na sua frente. E isso é a causa de muitas distrações e falta de compreensão. As leituras faciais e labiais ainda são muito importantes para uma comunicação clara, acredite.

Por tanto, mesmo que você esteja aparecendo na tela, procure falar de forma objetiva e sempre ao final de expor um assunto. No final, pergunte se todos entenderam o que você explicou.

Outra coisa: A tecnologia tem suas falhas e atrasos. Por isso ao mudar algo na tela, pergunte se todos estão vendo o que você publicou.

ANOTE OS PONTOS IMPORTANTES

Procure ter sempre a mão um caderno com caneta. Anote tudo o que você achar importante, inclusive o que você prometeu entregar para os participantes da reunião online.

FINALIZE A REUNIÃO COM FEEDBACK

Ao finalizar uma reunião online, pergunte se todos entenderam o que foi conversado e se existem dúvidas. Recapitule os seus pontos e deixe os outros a vontade para fazerem o mesmo.

COMPARTILHE

Quando finalizamos reuniões com nossos clientes, temos por costume, fazer um e-mail o qual chamamos de Champion Letter. Por isso suas anotações são tão importantes! Use-as de acordo com a pauta apresentada, para que faça sentido as respostas que você estará devolvendo a todos, e incremente com o seu ponto de vista do que foi conversado.

Para finalizar, costumo dizer que todo procedimento de reunião online tem etapas que você pode melhorar de acordo com o seu universo.

Se você gostou deste texto, comente o que achou e deixe aqui suas dicas também.

carratu

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