HOME OFFICE: ADMINISTRE SUA EQUIPE REMOTAMENTE

Trabalhar em casa, ou Home Office em inglês, oferece muitas vantagens, incluindo a flexibilidade de definir sua própria programação, economizando tempo e dinheiro, eliminando o deslocamento diário e permitindo que você trabalhe mais confortável em seu lar. No entanto, para ter sucesso em uma experiência como esta, é necessário ter algumas regras, afinal trabalhar remotamente não significa trabalhar só, muito pelo contrário.

Aqui na Carratu, desde 2018 já aplicamos o Home Office, mas foi em 2019, quando nos transformamos em uma agência HUB que nós aperfeiçoamos a nossa metodologia e é sobre os pontos de como criar, implementar e gerenciar uma equipe que eu falarei aqui baseado na minha experiência de dia a dia.

Por que trabalhar Home Office

Esta pergunta veio ao encontro com uma dor que nasceu em nossa agência em meados de 2018, quando estávamos com dificuldades de contratar uma equipe mais madura e desenvolvida para realizar o Inbound Marketing para nossos clientes aqui no Nordeste.

Sentíamos falta de profissionais das áreas de Marketing de Conteúdo, SEO, E-mail Marketing e Automação de Marketing.

Então entendemos que deveríamos buscar no Brasil e por que não em todo o mundo, profissionais que pudessem nos atender remotamente. Nasceu então a proposta de fazermos trabalhos remotos.

Sempre digo que a dor nos faz andar mais rápido.

Foi desta experiência de trabalhar remotamente com profissionais de outras regiões que começamos a construir um modelo de trabalho que se tornou a nossa metodologia de Home Office e isso pode ser facilmente aplicado a empresas de tecnologia (SaaS) e Startups.

Mas a partir de agora todos devem trabalhar neste formato?

Eu entendo que é a característica do seu negócio (se a sua empresa tiver um código de cultura ajuda) e como você quer gerar valor para o seu negócio é que vão determinar a resposta desta pergunta.

Se até aqui fez sentido para você, a segunda pergunta que deve estar na sua cabeça é, e agora qual o meu próximo passo?

Como construir a sua Metodologia própria

A metodologia que nós construimos aqui não tem nome, nem pai e mãe. Ela foi criada com a contribuição de todos e para uso interno nosso, mas estou compartilhando isso aqui com a proposta de ajudar gerentes de marketing, gestores de projetos e donos de empresas que precisam desta resposta.

É essencial que para gerir uma equipe remotamente, você tenha:

Preparando a equipe

Para realizar a sua metodologia própria é preciso uma reunião com o seu time. Foi assim que começamos a nossa. Reunimos todos e pegamos os processos que temos desenhados de nossos serviços que oferecemos ao mercado.

Nesta reunião fizemos perguntas para a equipe a fim de criar cenários eficientes de produtividade.

• O que é Home Office para você?
• Como você imagina trabalhar em casa, me conte como seria a sua rotina?
• Na sua casa, existe um espaço com bom sinal de celular e internet?
• Você tem um computador em casa?
• Quem fica na sua casa durante o dia que poderia tirar a sua atenção? (filhos, animais..)
• Você prefere fazer a rotina de trabalho em horário comercial ou não?

Baseado nestas perguntas, nós começamos a tratar cada caso como um caso. Selecionamos das respostas coletadas de cada um o que seria ideal para quem respondeu, e apresentamos nossas propostas para criar um acordo de bom funcionamento.

Analisando nossos serviços

Todos os serviços da Carratu Digital são explicados em processos claros, passo a passo o que cada um da equipe deve fazer, e junto a isso temos uma gestão do conhecimento onde oferecemos suporte a dúvidas e ensino aos que estão aprendendo.

Então já entendendo a realidade de cada colaborador, começamos a validar com eles se a rotina executada na agência poderia ser executada em suas casas.

Aqui neste ponto pensamos em perguntas como:

• Faltaria algo na sua casa para você realizar esta tarefa?
• É preciso que tenha alguém do time em conjunto com você nesta etapa?

Sei que são perguntas simples, mas importantes para evitar o travamento dos serviços.

Ferramentas de comunicação e gestão dos colaboradores

Esta parte, geralmente é a que mais chama a atenção da galera. Todo mundo vem com inúmeros argumentos que tal ferramenta é melhor que a outra e por ai vai. Não me ligo muito nisso, desde que a entrega prometida seja realizada sem problemas.

Para nos comunicarmos, usamos o Google Hangouts por ser integrado com o Google Calendar e estar ligado ao gMail. Isso é algo muito importante para nós.

Já na parte de gestão dos colaboradores, nós usamos o Trello, com o desenvolvimento ágil (Scrum), através de várias técnicas como gestão de tarefas e conduta dos serviços, controle de prazos e valorização dos melhores colaboradores.

Para a comunicação informal, usamos o nosso grupo do Whatsapp para troca de mensagens rápidas e lembretes que muitas vezes não precisam ser formalizados por email.

Ah, outra dica importante é ter servidor na nuvem. Calma, nada de grandes investimentos, basta contratar o Google Drive, ferramenta que te ajudará a disponibilizar todos os arquivos necessários para a execução das tarefas remotamente. Assim todos terão acessos.

Por fim, o Google Calendar, que eu já mencionei acima, é o nosso guia de compromissos e marcação de reuniões. Durante o dia deixamos uma sala aberta para nos falarmos com frequência, mas para os clientes temos todas as datas agendada e com os clientes convidados.

Acordos de trabalho de Home Office

Home Office é feito por vários motivos. Alguns fazem promessa de ganhar dinheiro, outros pela qualidade de vida, mas o fato é que trabalhar em casa é um desafio enorme para quem está envolvido neste projeto.

Além disso, como eu falei no início do texto, você não está sozinho. Além das barreiras que você tem em casa, você ainda precisa estar trabalhando em conjunto com o time da empresa.

Sem dúvida é um desafio e para isso uma das melhores formas de se resolver é criar acordos ou SLA (Service Level Agreement).

Estes acordos devem recair em quais aspectos da rotina dos colaboradores e dos projetos da empresa?

• Haverá um horário padrão de trabalho? Sim ou não
• Se sim, qual será?
• Como avisar que você começou a trabalhar? Sugestão, avisar no grupo do Whatsapp
• Como organizar as prioridades do dia a dia? Reunião de 15 minutos com o Gestor de Projetos, perguntando o que foi feito ontem, o que você fará hoje e se existem impedimentos nas tarefas programadas
• Como participar de reuniões online com clientes
• Ao encerrar o dia de trabalho, mandar uma mensagem no grupo do Whatsapp? O que deve conter nela, serviços executados?

Tudo isso é muito importante para definir como está o andamento dos trabalhos e você ter a certeza que tudo está andando bem.

[BÔNUS] Como o trabalho remoto bem feito pode te ajudar a achar novos talentos

Bem, falamos bastante sobre fazer Home Office, ter um escritório em casa e cada vez mais poder contar com este recurso em nosso dia a dia.

A grande vantagem que eu enxergo neste processo de trabalhar e gerenciar equipes remotas é que você pode achar grandes talentos pelo mundo, e eles podem trabalhar com você, independente da região geográfica que estão.

Você só precisa ter uma metodologia, e para isso é só seguir as dicas deste meu texto e procurar os profissionais pelo mundo a fora, para convida-los. Isso irá gerar um aumento de know how para o seu time, diminuição de valor investido proporcionalmente a qualidade adquirida e por fim, agilidade nos processos.

[BÔNUS] Dica de referência no mercado

Mas se você quiser se inspirar mais, gostaria de deixar um nome de referência que eu admiro muito, a Beia Carvalho, que fala sobre o futuro das gerações e profissões, além de ser uma pessoa muito experiente.

Este vídeo que estou compartilhando, são sobre Home Office que foram produzidos em 2016 por ela, (por isso ela é uma futurista) e veja como parece que eles foram feitos para nossa atual situação.

Em especial, vejam na trilha, os vídeos 1, 3 e 5 sobre como blindar seu Home Office. Acho que vocês vão gostar.